Kun sopimus on ladattu, se päätyy saapuneet-kansioon. Siellä tarkistat tiedot, jotka Tagd on poiminut, korjaat tarvittavat tiedot ja siirrät sopimuksen oikeaan kansioon. Tällöin sopimus on rekisteröity.
Saapuneet-kansio on kaikkien järjestelmänvalvojien käytettävissä. Jos olet itse ladannut sopimuksen, voit rekisteröidä sen, vaikka et olisi järjestelmänvalvoja.
Napsauta saapuneet-kansiossa olevaa sopimusta. Näet silloin tiedot, jotka Tagd on poiminut.
Niin kauan kuin kukaan ei ole tarkistanut sopimusta, näkyvissä on yliviivatun silmän kuvake ja teksti, jonka mukaan sopimusta ei ole tarkistettu. Näin näet aina, mitkä tiedot on vain poimittu automaattisesti ja mitkä henkilö on tarkistanut.
Sivun yläosassa Tagd näyttää, mitä sopimukselle on tehtävä, esimerkiksi että kaikki tiedot on poimittu ja sopimus on valmis tarkistettavaksi.
Poimittujen tietojen vieressä on violetti taikasauva.
Vie osoitin taikasauvan päälle nähdäksesi, miten Tagd on päätynyt päätelmäänsä.
Napsauta taikasauvaa avataksesi sopimuksen oikealla. Sopimuksesta korostetaan kohta, josta tieto on peräisin.
Napsauta vielä kerran korjataksesi tai täydentääksesi arvoa.
Jos muutat arvoa, muutoksesta tallennetaan historia. Näet aina, mitä Tagd luki alun perin, mitä on muutettu ja kuka muutoksen teki.
Jos haluat nähdä koko asiakirjan, napsauta Näytä.
Ylhäällä näet, onko sopimus aktiivinen ja tarkastettu sekä minkä tyyppisestä sopimuksesta on kyse, esimerkiksi toimittajasopimuksesta.
Sopimusehto määrittää, miten Tagd laskee sopimuskauden ja muistutukset:
Toistaiseksi voimassa oleva sopimus – sopimuksella on alkamispäivä, ja se on voimassa, kunnes se irtisanotaan. Sopimukseen sisältyy usein irtisanomisaika.
Määräaikainen sopimus – sopimuksella on alkamispäivä ja päättymispäivä. Kun päättymispäivä on mennyt, sopimus päättyy.
Automaattinen uusiminen – sopimuksella on voimassaoloaika, esimerkiksi vuosi, sekä irtisanomisaika. Jos ette irtisano sopimusta ajoissa, se jatkuu automaattisesti. Tässä tapauksessa on erityisen tärkeää pitää irtisanomisajasta huolta ja saada muistutus hyvissä ajoin.
Muut – sopimukset, jotka eivät sovi mihinkään yllä mainituista ehdoista.
Ehdon alla näet muun muassa alkamispäivän ja irtisanomisajan, jotka Tagd on poiminut.
Tässä näytetään oma organisaationne ja se, kuka toimii organisaatiossanne sopimuksen omistajana, sekä vastapuoli ja sen yhteyshenkilöt. Muuta tietoja napsauttamalla kynää.
Jos Tagd ei löydä organisaatiostanne sopimuksen omistajaa, ehdotetaan oletuskäyttäjää, joka määritettiin tiliä luotaessa. Näin yksikään muistutus ei jää saamatta.
Automaattisesti uusiutuvista sopimuksista Tagd lähettää sähköpostimuistutuksia sopimuksen omistajalle. Oletusarvoisesti ensimmäinen muistutus lähetetään 45 päivää ja toinen 3 päivää ennen viimeistä irtisanomispäivää. Toinen muistutus lähetetään myös ilmoittamallenne hätäyhteyshenkilölle. Voitte muuttaa ajankohtia kohdassa Hallinta > Organisaatio > Ilmoitukset.
Tunnisteet. Napsauttamalla kynäkuvaketta voitte lisätä tai poistaa tunnisteita. Tilin asetuksista riippuen voitte luoda omia tunnisteita tai valita tunnisteista, jotka ylläpitäjät ovat luoneet.
Käyttöoikeudet. Täällä näette, kenellä on pääsy sopimukseen. Aluksi käyttöoikeus on sopimuksen omistajalla ja ylläpitäjillä. Käyttöoikeudet päivittyvät, kun siirrätte sopimuksen kansioon.
Linkitetyt sopimukset. Linkittäkää sopimus pääsopimukseksi tai alisopimukseksi toiseen Tagd-sopimukseen.
Kommentit. Lisätkää sopimusta koskevia omia kommentteja.
Muistiinpanot – lisää muistiinpanoja tai liitteitä. Jos sopimus on lähetetty sähköpostitse, sähköposti tallennetaan tänne.
Tiedostot – täällä ovat ladattu PDF-tiedosto ja mahdolliset liitteet. Voit myös ladata lisää tiedostoja.
Tehtävät – automaattisesti uusiutuville sopimuksille luodaan tehtävä automaattisesti. Voit myös lisätä omia tehtäviä.
Joissakin tilauksissa on lisäksi kaksi välilehteä:
Tiedot – sopimustyypin mukaan räätälöityjä kysymyksiä. Esimerkiksi leasing-sopimuksessa on leasingiin liittyviä kysymyksiä ja vuokrasopimuksessa vuokraan liittyviä kysymyksiä.
Havainnot – sopimukseen kirjatut yleiset oikeudelliset lausekkeet.
Oikeassa yläkulmassa voit:
merkitkää sopimus tarkastetuksi
siirtäkää sopimus
päättäkää sopimus
poistakaa sopimus
hallinnoikaa käyttöoikeuksia
katsokaa täydellinen auditointiloki.
Kun olette tyytyväinen tietoihin, merkitkää sopimus tarkastetuksi ja valitkaa kansio, johon se sijoitetaan. Napsauttakaa sitten Tarkastakaa ja siirtäkää.
Tarkastamattoman sopimuksen kuvake katoaa, sopimus siirtyy oikeaan kansioon ja poistuu saapuneiden kansiosta. Näin käytte läpi palveluun saapuvat sopimukset.
Joskus automaattisesti uusiutuvan sopimuksen ensimmäinen sopimuskausi on jo päättynyt, esimerkiksi kun vanha sopimus tuodaan palveluun jälkikäteen. Tagd näyttää tällöin alkuperäisen kauden nimellä alkuperäinen kausi ja ehdottaa sen alle uutta sopimuskautta.
Sopimuksen rekisteröintiin asti Tagd lähettää muistutuksia ehdotetun kauden perusteella. Vaikka sopimus olisi tehty useita vuosia sitten, saatte siis muistutuksen, jos se on edelleen voimassa.
Valitsette sitten jommankumman kahdesta vaihtoehdosta:
Merkitkää sopimus päättyneeksi , jos se ei ole enää voimassa. Voitte tällöin lisätä irtisanomista koskevan huomautuksen sekä ilmoittaa irtisanomispäivän ja päättymispäivän.
Vahvistakaa ehdotettu kausi , jos sopimus on edelleen voimassa. Kausi päivitetään ja näytetään muodossa kuluva sopimuskausi. Tagd laskee tällöin myös uuden päätöspäivän, joka lisätään tehtäväksi.
Merkitkää lopuksi sopimus tarkastetuksi ja siirtäkää se oikeaan kansioon. Silloin asia on hoidettu.