Rekisteröi sopimus

Kun uusia sopimuksia ladataan Tagdiin, ne päätyvät ensin Saapuneet-kansioon. Täältä alkaa rekisteröintiprosessi.

---

1. Saapuneet – työtila uusille sopimuksille

• Saapuneet näkyy etusivulla, jossa on listattuna viisi viimeisintä sopimusta.

• Nähdäksesi kaikki rekisteröimättömät sopimukset, paina "Näytä kaikki rekisteröimättömät sopimukset".

• Huom! Saapuneet näkyy vain ylläpitäjille.

Listassa:

• Klikkaa tiedostonimeä tai kolmea pistettä oikealla aloittaaksesi.

• Täällä voit myös poistaa virheelliset sopimukset.

2. Tarkista sopimus

Kun avaat sopimuksen, näet kaksi näkymää:

- Oikea puoli: PDF-esikatselu (mahdollisuus selata ja zoomata).

- Vasen puoli: Metatiedot, jotka järjestelmä on tulkinnut asiakirjasta.

Järjestelmä ehdottaa:

- Otsikko (usein tiedoston nimi)

- Kaikki kentät ovat muokattavissa ja niitä tulee pitää ehdotuksina, ei lopullisina arvoina.

3. Syötä sopimuksen tyyppi

- Valitse sopimustyyppi ennalta määritellyistä luokista.

- Kuvake, jossa on sininen taikasauva, osoittaa, että järjestelmä ehdotti tyyppiä.

- Napsauta taikasauvaa nähdäksesi, mistä kohtaa asiakirjaa teksti löytyi (jos PDF on koneellisesti luettava).

---

4. Syötä sopimusosapuolet

- Järjestelmä tunnistaa osapuolet asiakirjasta:

Esimerkki: "Tagd Onboarding" ja "Hyresvärden AB"

- Tässä on tärkeää, että organisaationne on määritetty oikein (katso ylläpitoasetukset).

- Järjestelmä ehdottaa myös sopimuksen omistajaa jokaiselle osapuolelle.

Voitte:

- Muokata yhteystietoja (esim. lisätä sähköpostiosoite)

- Poistaa tai lisätä osapuolia manuaalisesti

5. Syötä sopimuskausi

Tagd tukee neljää sopimustyyppiä:

Järjestelmä:

• Tunnistaa sopimustyypin

• Lukee alkamis- ja päättymispäivät

• Tulkitsee irtisanomisaikaa

⚠ Ilmoitukset lähetetään näiden tietojen perusteella

Esimerkki:

Sopimus päättyy 30. huhtikuuta → Irtisanomisaika 6 kuukautta → Varoitus 45 päivää → Muistutus lähetetään edellisen vuoden 15. syyskuuta

6. Lisää lisätietoja

Vapaa tekstikenttä: Lisää kommentteja tai muuta olennaista tietoa

Tunnisteet:

• Määritellään oletuksena pääkäyttäjän toimesta, tai luodaan vapaasti asetuksista riippuen (katso lisää kohdasta Tunnisteet järjestelmässä)

Linkitetyt sopimukset:

• Linkitä esimerkiksi puitesopimuksiin tai liitteisiin

• Tätä varten on toiminto käyttöliittymässä

7. Valitse sijainti ja oikeudet

• Napsauta violettia painiketta valitaksesi kansion

• Esimerkki: Valitse kansio Vuokra vuokrasopimusta varten

• Järjestelmä näyttää, kenellä on pääsy kansioon

• Ylläpitäjillä on aina pääsy.

• Muita esimerkkejä: Ryhmä Talous tai yksittäiset sopimuksen omistajat

8. Tallenna sopimus

Kun kaikki tiedot on tarkistettu:

• Napsauta Tallenna

• Sopimus siirtyy postilaatikosta oikeaan paikkaan arkistossa

Lisäominaisuudet (laajennetun paketin asiakkaille)

Joillekin käyttäjille on myös seuraavat välilehdet:

Tiedot

Sopimuskohtaiset kysymykset, jotka riippuvat sopimustyypistä, esimerkiksi vuokrasopimuksissa:

• Tilatyyppi

• Pinta-ala

• Kiinteistötunnus

Oivallukset

Yleisiä oikeudellisia kysymyksiä, esimerkiksi

• - Sisältääkö sopimus vastuuvapausehtoja?

• - Miten riitatilanteet käsitellään?

• - Mikä on toimivaltainen tuomioistuin?

Sivun alareunassa on sopimuksen yhteenveto

Kaikki kentät ovat ehdotuksia ja niitä voi muokata.

10. Tallenna

Käy kaikki kohdat vielä kerran läpi ja valitse Tallenna

Sopimus on nyt rekisteröity ja Saapuneet-laatikko päivittyy.