Sopimusten kanssa työskenteleminen

Tässä osiossa käymme läpi, kuinka työskentelet sopimusten parissa Tagdissa – yleiskatsauksesta seurantaan ja tehtäviin.

1. Koti – yleiskatsaus ja muistutukset

Kun kirjaudut sisään Tagdiin, päädyt kotisivulle. Tässä näet:

Saapuneet (vain ylläpitäjille) uusilla sopimuksilla, jotka on rekisteröitävä

Sopimuskaudet, jotka tulee tarkistaa, esim.:

• Sopimukset, jotka ovat vanhentuneet

• Sopimukset, joissa irtisanomisaika on tulossa

Omat tehtävät – henkilökohtaisten sopimuksiisi liittyvien tehtävien lista

Huomio: Saat myös sähköposti-ilmoituksia tapahtumista sen mukaan, miten sinä tai ylläpitäjä olette asetukset määrittäneet.

Aloitussivun oikealla puolella on yhteenveto:

• Sopimusten kokonaismäärä

• Erittele sopimuksen tilan mukaan:

• Erittele sopimustyypeittäin:

2. Sopimusosio

Aloittaaksesi työskentelyn sopimusten kanssa:

1. Napsauta Sopimukset

2. Tässä näet kansiot jotka on luotu organisaatiotasi varten

3. Napsauta kansiota nähdäksesi sen sopimukset

4. Napsauta sopimuskorttia avataksesi ja tarkistaaksesi tiedot

3. Sopimuksen yleiskatsaus

Kun avaat sopimuksen, sinulla on pääsy seuraaviin:

• Suora linkki PDF-asiakirjaan

• Tietoja koskien:

  • Sopimuksen omistaja

  • Viimeisimmän tarkistuksen päivämäärä

  • Sopimustyyppi ja ehdot

• Aikajana oikealla:

  • Luontipäivämäärä

  • Aloitus- ja päättymispäivämäärä

  • Irtisanomisaika ja päätöspäivämäärä

• - Tämän päivän päivämäärä

• Osapuolet (organisaationne + vastapuoli)

• Tunnisteet

• Kommentit

• Käyttöoikeudet (kenellä on pääsy asiakirjaan)

• Mahdolliset liitetyt sopimukset (esim. liitteet tai alasopimukset)

4. Yksityiskohdat ja oivallukset (käyttäjille, joilla on lisäosat)

Tileille, joilla on "Yksityiskohdat & Oivallukset" -lisäosa, näytetään kaksi lisävälilehteä:

Yksityiskohdat

Sopimustyyppikohtaiset kysymykset ja vastaukset, esimerkiksi vuokrasopimuksille:

• Tilatyypi

• Pinta-ala

• Kiinteistön tunnus

• Viittaus sopimuksen sivuun ja kohtaan

Oivallukset

Kaikkia sopimuksia koskevat yleiset oikeudelliset kysymykset, esimerkiksi:

• Onko sopimuksessa sopimussakkoa?

• Miten riitatilanteet käsitellään?

• Minkä maan lakia sovelletaan?

5. Muistiinpanot (kommentit liitetty sopimukseen)

Voit dokumentoida kaiken sopimukseen liittyvän:

• Lisää muistiinpanoja (esim. kokouksista tai puheluista)

• Liitä tiedostoja

Napsauta Tallenna – tapahtuma tallennetaan päivämäärän ja käyttäjän mukaan

7. Tiedostot

"Tiedostot"-välilehti sisältää:

• Alkuperäinen sopimusasiakirja

• Mahdolliset liitteet

• Mahdollisuus ladata lisädokumentteja

8. Tehtävät

Tehtävät jaetaan kahteen kategoriaan:

Järjestelmän luomat tehtävät

• Luodaan automaattisesti, esim. päätöspäivä ennen päättymistä

• Klikkaa tehtävää ryhtyäksesi toimenpiteisiin (esim. sopimuksen päättäminen tai jatkaminen)

Omat tehtävät

Lisää tehtäviä manuaalisesti – täytä seuraavat tiedot:

• Kuvaus

• Vastuu henkilö

• Määräaika

Tehtävä näkyy luettelossa ja aikajanalla.

Kun tehtävä on suoritettu, napsauta Merkitse suoritetuksi, jolloin se poistetaan tehtäväluettelosta.

9. Sopimusvaihtoehdot pikapainikkeilla

Valikon painikkeen avulla oikeasta yläkulmasta voit nopeasti:

• Muokata sopimusta

• Avata PDF-tiedosto

• Kopioida jaettava sopimuslinkki

• Hallinnoida käyttöoikeuksia

• Merkitä valmiiksi

• Poistaa sopimus järjestelmästä