Käyttäjiä ja ryhmiä hallinnoidaan kohdassa Hallinta. Siellä on kaksi välilehteä: Ryhmät ja Käyttäjät.
Suosittelemme etenemään tässä järjestyksessä:
Luo tarvitsemasi ryhmät.
Lisää käyttäjät ja sijoita heidät ryhmiin.
Anna ryhmille käyttöoikeudet oikeisiin kansioihin.
Lähetä kutsut, kun tili on määritetty.
Käyttöoikeudet liitetään ryhmiin, ei yksittäisiin käyttäjiin. Siksi kannattaa aloittaa ryhmistä.
Tilillä on aina kaksi ryhmää: Järjestelmänvalvojat ja Kaikki käyttäjät. Ne ovat kiinteitä, eikä niitä voi poistaa.
Napsauta Uusi ryhmä.
Anna ryhmälle nimi, esimerkiksi Talous.
Valitse jäseniä tilin käyttäjistä tai napsauta suoraan Luo. Jos luot ryhmän ilman jäseniä, sinun on vahvistettava se.
Ryhmä näkyy sen jälkeen luettelossa, jossa näytetään jäsenten määrä ja tila Aktiivinen.
Voit milloin tahansa muokata luomaasi ryhmää, poistaa sen käytöstä tai poistaa sen. Kun muokkaat ryhmää, voit lisätä jäseniä ja napsauttaa Päivitä. Näet myös, kuka on viimeksi päivittänyt ryhmän.
Välilehdellä Käyttäjät näet kaikki tilin henkilöt sekä heidän nimensä, sähköpostiosoitteensa, puhelinnumeronsa ja roolinsa eli sen, onko henkilö käyttäjä vai järjestelmänvalvoja.
Tila-sarakkeesta näet, missä vaiheessa kukin henkilö on:
Odottaa – henkilö on lisätty, mutta kutsua ei ole vielä lähetetty.
Kutsuttu – kutsu on lähetetty, mutta henkilö ei ole vielä kirjautunut sisään.
Aktiivinen – henkilö on kirjautunut sisään. Näet, milloin hän kirjautui viimeksi sisään.
Odottaa-tilan ansiosta voit määrittää tilin valmiiksi kaikkien käyttäjien, ryhmien ja käyttöoikeuksien osalta ennen kuin ketään kutsutaan. Näin kaikki näkevät oikean sisällön heti ensimmäisellä kirjautumiskerrallaan.
Täyttäkää nimi ja sähköpostiosoite.
Lisätkää matkapuhelinnumero. Suosittelemme sitä, koska sen avulla kaksivaiheisen todennuksen voi ottaa käyttöön.
Tarkistakaa, mille tilille tai yritykselle kutsutte henkilön.
Valitkaa rooli: Käyttäjä tai Järjestelmänvalvoja. Roolit kuvataan erillisessä artikkelissa.
Valitkaa, lähetetäänkö kutsu heti. Jos haluatte ensin määrittää tilin valmiiksi, poistakaa valintaruudun valinta ja lähettäkää kutsu myöhemmin.
Napsauttakaa Luo.
Valitkaa käyttäjät, jotka kutsutaan. Voitte valita useita kerralla.
Napsauttakaa Lähetä kutsu.
Tila muuttuu muotoon Kutsuttu. Jos joku ei ole kirjautunut sisään, voitte lähettää kutsun uudelleen.
Voit muokata käyttäjää, poistaa sen käytöstä tai poistaa sen. Kun avaat yksittäisen käyttäjän, voit:
Lisätä henkilön ryhmiin. Se toimii yhtä hyvin kuin jäsenten lisääminen ryhmästä.
Valita henkilön oletuskieli.
Lähettää kutsun uudelleen.
Katsoa, mitä käyttäjä näkee. Järjestelmänvalvojana näet kaiken tilillä, joten voi olla vaikea tietää, mitä muut voivat käyttää. Täällä näet tarkalleen, mitä osia henkilö voi käyttää. Esimerkiksi uusi käyttäjä, jolle ei ole annettu käyttöoikeuksia, näkee vain saapuneet-kansion.
Napsauta Tallenna , kun olet valmis.
Siirry vasemmalla olevasta valikosta Kansiot-kohtaan.
Napsauta kansion kohdalla Hallitse käyttöoikeuksia.
Lisää ryhmä, esimerkiksi Talous.
Valitse ryhmän käyttöoikeus:
Muokkaajat voivat muuttaa tietoja.
Lukijat voivat lukea.
Samassa näkymässä näet, kenellä on pääsy kansioon.