Når en avtale er lastet opp, havner den i innboksen. Der går du gjennom informasjonen Tagd har hentet ut, retter det som trengs og flytter avtalen til riktig mappe. Da er avtalen registrert.
Innboksen er tilgjengelig for alle administratorer. Hvis du selv har lastet opp en avtale, kan du registrere den selv om du ikke er administrator.
Klikk på avtalen i innboksen. Da ser du informasjonen Tagd har hentet ut.
Så lenge ingen har gått gjennom avtalen, vises et ikon med et overstreket øye og teksten om at avtalen ikke er gjennomgått. På den måten ser du alltid hvilke opplysninger som bare er hentet ut automatisk, og hvilke en person har kontrollert.
Øverst på siden viser Tagd hva som må gjøres med avtalen, for eksempel at all informasjon er hentet ut, og at avtalen er klar til gjennomgang.
Ved siden av de uttrukne opplysningene finner du en lilla tryllestav.
Hold musepekeren over tryllestaven for å se hvordan Tagd har resonert.
Klikk på tryllestaven for å åpne avtalen til høyre. Der markeres stedet i avtalen som oppgaven kommer fra.
Klikk én gang til for å korrigere eller supplere verdien.
Når du endrer en verdi, lagres en endringshistorikk. Du ser alltid hva Tagd leste ut opprinnelig, hva som er endret og av hvem.
Vil du se hele dokumentet, klikker du på Vis.
Øverst ser du om avtalen er aktiv, om den er gjennomgått og hvilken type avtale det er, for eksempel en leverandøravtale.
Avtalevilkåret avgjør hvordan Tagd beregner avtalens periode og påminnelser:
Løpende avtale – avtalen har en startdato og løper til den sies opp. Ofte er det en oppsigelsestid.
Avtale med fast løpetid – avtalen har en startdato og en sluttdato. Når sluttdatoen er passert, er avtalen avsluttet.
Automatisk fornyelse – avtalen har en periode, for eksempel ett år, og en oppsigelsestid. Hvis dere ikke sier opp avtalen i tide, forlenges den automatisk. Her er det ekstra viktig å følge med på oppsigelsestiden og få en påminnelse i god tid.
Annet – avtaler som ikke passer inn under noen av vilkårene ovenfor.
Under vilkåret ser dere blant annet startdato og oppsigelsestid som Tagd har hentet ut.
Her vises deres egen organisasjon og hvem som er avtaleeier hos dere, samt motparten og kontaktpersonene der. Klikk på blyanten for å endre opplysningene.
Hvis Tagd ikke finner noen avtaleeier hos dere, foreslås standardbrukeren som ble angitt da kontoen ble opprettet. På den måten går ingen påminnelser tapt.
For avtaler med automatisk fornyelse sender Tagd påminnelser via e-post til avtalens eier. Som standard sendes den første påminnelsen 45 dager og den andre 3 dager før siste oppsigelsesdag. Den andre påminnelsen går også til nødkontakten De har oppgitt. Tidspunktene endrer De under Administrasjon > Organisasjon > Varsler.
Tagger. Klikk på blyanten for å legge til eller fjerne tagger. Avhengig av kontoinnstillingene kan De opprette egne tagger eller velge blant dem som administratorene har opprettet.
Tilgang. Her ser De hvem som har tilgang til avtalen. I utgangspunktet er det avtalens eier og administratorene. Tilgangen oppdateres når De flytter avtalen til en mappe.
Koblede avtaler. Koble avtalen som hovedavtale eller underavtale til en annen avtale i Tagd.
Kommentarer. Legg til egne kommentarer om avtalen.
Merknader – legg til notater eller vedlegg. Hvis avtalen er sendt inn via e-post, lagres e-posten her.
Filer – her ligger den opplastede PDF-en og eventuelle vedlegg. De kan også laste opp flere filer.
Oppgaver – for avtaler med automatisk fornyelse opprettes en oppgave automatisk. De kan også legge til egne oppgaver.
I noen abonnementer finnes det to ekstra faner:
Detaljer – spørsmål som er tilpasset avtaltypen. En leasingavtale har for eksempel spørsmål om leasing, og en leieavtale har spørsmål om leie.
Innsikter – generelle juridiske klausuler som er registrert i avtalen.
Øverst til høyre kan De:
marker avtalen som gjennomgått
flytt avtalen
si opp avtalen
fjern avtalen
administrer tilgang
se hele revisjonsloggen.
Når du er fornøyd med informasjonen, markerer du avtalen som gjennomgått og velger hvilken mappe den skal ligge i. Klikk deretter på Gjennomgå og flytt.
Ikonet for ikke gjennomgått forsvinner, avtalen havner i riktig mappe og er borte fra innboksen. Slik arbeider du deg gjennom avtalene som kommer inn i tjenesten.
Noen ganger har den første avtaleperioden i en avtale med automatisk fornyelse allerede løpt ut, for eksempel for en gammel avtale som leses inn i etterkant. Tagd viser da den opprinnelige perioden som opprinnelig periode og foreslår en ny avtaleperiode under den.
Inntil avtalen er registrert, sender Tagd påminnelser basert på den foreslåtte perioden. Selv om avtalen ble inngått for flere år siden, får dere altså en påminnelse dersom den fortsatt skulle være gjeldende.
Deretter velger du ett av to alternativer:
Marker avtalen som avsluttet hvis den ikke lenger gjelder. Du kan da legge til en oppsigelsesmerknad og angi oppsigelsesdato og sluttdato.
Bekreft den foreslåtte perioden hvis avtalen har fortsatt å løpe. Perioden oppdateres og vises som inneværende avtaleperiode. Tagd beregner da også en ny beslutningsdato, som opprettes som en oppgave.
Avslutt med å markere avtalen som gjennomgått og flytte den til riktig mappe. Da er den håndtert.