Registrer kontrakt

Når nye kontrakter lastes opp i Tagd, havner de først i Innboksen. Herfra starter registreringsprosessen.

---

1. Innboksen – ditt arbeidsområde for nye kontrakter

• Innboksen vises på hjemmesiden hvor de fem siste kontraktene er listet opp.

• For å se alle uregistrerte kontrakter, klikk på "Vis alle uregistrerte kontrakter".

• Merk! Innboksen er kun synlig for administratorer.

I listen:

• Klikk på filnavnet eller på de tre prikkene til høyre for å komme i gang.

• Her kan du også slette feilaktige kontrakter.

2. Gjennomgå avtalen

Når du åpner en avtale får du to visninger:

- Høyre side: PDF-forhåndsvisning (med mulighet for å bla og zoome).

- Venstre side: Metadata som systemet har tolket fra dokumentet.

Systemet foreslår:

- Tittel (ofte filnavnet)

- Alle felt kan redigeres og skal betraktes som forslag, ikke endelige verdier.

3. Angi kontraktstype

- Velg kontraktstype fra en liste over forhåndsdefinerte kategorier.

- Ikonet med blå tryllestav viser at systemet har foreslått en type.

- Klikk på tryllestaven for å se hvor i dokumentet teksten ble funnet (hvis PDF-en er maskin-lesbar).

---

4. Angi kontraktparter

- Systemet identifiserer parter fra dokumentet:

Eksempel: «Tagd Onboarding» og «Hyresvärden AB»

- Her er det viktig at deres organisasjon er korrekt satt opp (se administratorinnstillinger).

- Systemet foreslår også kontraktseier for hver part.

Du kan:

- Redigere kontaktinformasjon (f.eks. legge til e-post)

- Fjerne eller legge til parter manuelt

5. Angi kontraktsperiode

Tagd støtter fire kontraktstyper:

Systemet:

• Identifiserer kontraktstype

• Leser start- og sluttdatoer

• Tolker oppsigelsestid

Varsler sendes basert på disse dataene

Eksempel:

Kontrakten utløper 30. april → Oppsigelsestid 6 måneder → Varsel 45 dager → Påminnelse sendes 15. september året før

6. Legg til mer informasjon

Fritekstfelt: Legg til kommentarer eller annen relevant informasjon

Tagger:

• Angis som standard av administrator, eller opprettes fritt avhengig av innstillinger (se mer under Tagger i systemet)

Tilknyttede avtaler:

• Lenke for eksempel til rammeavtaler eller vedlegg

• Det finnes en funksjon for dette i grensesnittet

7. Velg plassering og tillatelse

• Klikk på lilla knapp for å velge mappe

• Eksempel: Velg mappen Leie for en leieavtale

• Systemet viser hvem som har tilgang til mappen

• Administratorer har alltid tilgang.

• Andre eksempler: Gruppen Finans eller individuelle avtaleeier

8. Lagre kontrakten

Når all informasjon er verifisert:

• Klikk Lagre

• Avtalen flyttes fra innboksen til riktig sted i arkivet

Tilleggsfunksjoner (for kunder med utvidet pakke)

For noen brukere finnes også disse fanene:

Detaljer

Avtalenspesifikke spørsmål avhengig av avtaletype, for eksempel for leieavtaler:

• Type lokaler

• Areal

• Eiendomsbetegnelse

Innsikt

Generelle juridiske spørsmål, for eksempel

• - Finnes det godtgjørelsesklausuler?

• - Hvordan håndteres tvister?

• - Hva er jurisdiksjonen?

Nederst på siden finner du et sammendrag av kontrakten

Alle felt er forslag og kan redigeres.

10. Lagre

Gå gjennom alt en siste gang og trykk på Lagre

Avtalen er nå registrert, og innboksen blir oppdatert.