Steg 1: Last opp den nye versjonen
Begynn med å laste opp den nye versjonen av avtalen slik du pleier.
Eksempel: i videoen brukes en leasingavtale.Systemet analyserer avtalen automatisk på samme måte som ved en vanlig opplasting.
Når analysen er ferdig, fortsett med å registrere avtalen.
Kontroller at alle opplysninger (f.eks. motpart, dato og vilkår) stemmer.
Velg hvor avtalen skal lagres – for eksempel i en demomappe – og klikk på Lagre.
Steg 2: Marker den gamle avtalen som avsluttet
Når den nye versjonen er lastet opp og lagret, skal du erstatte den gamle avtalen.
Gå til fanen Motparter.
Søk opp riktig motpart (f.eks. Gott Burg AB).
Her ser du nå to avtaler – en gammel og en ny.
Klikk på den gamle avtalen.
Klikk på Merk som avsluttet.
Knappen finnes øverst til høyre i avtalevisningen.
Den gamle avtalen er nå ikke lenger aktiv.
Hvis du går tilbake til motparten (f.eks. Gott Burg AB) ser du nå tydelig at:
En avtale er aktiv
En avtale er avsluttet
Steg 3: Lenke den nye avtalen til den gamle (valgfritt)
For tydelighetens skyld kan du også koble sammen den gamle og nye avtalen.
Gå inn på den gamle avtalen.
Klikk på Registrer / Rediger.
Velg fanen Lenke avtaler.
Søk etter den nye avtalen (f.eks. ved å skrive et nøkkelord, slik som Coffee).
Marker riktig avtale og klikk på Lagre.
Nå finnes en direkte lenke mellom den gamle og den nye avtalen – slik at du enkelt kan veksle mellom versjonene.
Steg 4: Alternativt – søk direkte i søkefunksjonen
Du kan også finne avtalene ved å søke direkte på motparten i søkefeltet:
Skriv for eksempel Gott Burg i søkefeltet.
Systemet viser da både den aktive og den avsluttede avtalen.
Tips:
Ved alltid å merke gamle avtaler som avsluttede og lenke til nye versjoner, beholder du en tydelig historikk og unngår duplikater i systemet.