Arbeide med kontrakter

I denne delen går vi gjennom hvordan du arbeider med kontrakter i Tagd – fra oversikt til oppfølging og oppgaver.

1. Hjem – oversikt og påminnelser

Når du logger på Tagd, kommer du til startsiden. Her ser du:

Innboksen (kun for administratorer) med nye kontrakter som må registreres

Kontraktsperioder som må gjennomgås, f.eks.:

• Kontrakter som har utløpt

• Kontrakter hvor oppsigelsestiden nærmer seg

Mine oppgaver – en liste over personlige oppgaver knyttet til dine kontrakter

Merk: Du mottar også e-postvarsler om hendelser basert på innstillingene du eller administrator har valgt.

Til høyre på startsiden finner du et sammendrag:

• Totalt antall kontrakter

• Fordeling etter kontraktsstatus:

• Fordeling etter kontraktstype:

2. Kontraktsseksjon

For å begynne å arbeide med kontrakter:

1. Klikk på Kontrakter

2. Her ser du mappesystemet som er satt opp for din organisasjon

3. Klikk på en mappe for å se kontraktene i den

4. Klikk på et kontraktkort for å åpne og sjekke detaljene

3. Kontraktsoversikt

Når du åpner en kontrakt får du tilgang til følgende:

• Direkte lenke til PDF-dokumentet

• Informasjon om:

  • Kontraktseier

  • Dato for siste gjennomgang

  • Avtaletype og vilkår

• Tidslinje til høyre:

  • Opprettelsesdato

  • Start- og sluttdato

  • Oppsigelsesperiode og beslutningsdato

• - Dagens dato

• Parter (din organisasjon + motpart)

• Emneknagger

• Kommentarer

• Tillatelser (hvem som har tilgang til dokumentet)

• Mulige tilknyttede kontrakter (f.eks. vedlegg eller underavtaler)

4. Detaljer og innsikt (for brukere med tillegg)

For kontoer med tillegget "Detaljer & Innsikt" vil to ekstra faner vises:

Detaljer

Avtaletyperelaterte spørsmål og svar, for eksempel for leieavtaler:

• Type lokaler

• Areal

• Eiendomsbetegnelse

• Henvisning til side og punkt i avtalen

Innsikt

Generelle juridiske spørsmål som stilles for alle avtaler, for eksempel:

• Finnes det en straffebestemmelse?

• Hvordan håndteres tvister?

• Hvilken jurisdiksjon gjelder?

5. Notater (kommentarer koblet til avtale)

Du kan dokumentere alt som er relatert til en avtale:

• Legg til notater (f.eks. fra møter eller samtaler)

• Legg ved filer

Klikk på Lagre – hendelsen logges med dato og bruker

7. Filer

Fanen Filer inneholder:

• Det opprinnelige kontraktsdokumentet

• Alle vedlegg

• Mulighet for å laste opp flere dokumenter

8. Oppgaver

Oppgavene deles i to kategorier:

Systemgenererte oppgaver

• Opprettes automatisk, f.eks. vedtaksdato før oppsigelse

• Klikk på oppgaven for å ta handling (f.eks. avslutte eller forlenge kontrakt)

Egne oppgaver

Legg til oppgaver manuelt – fyll ut:

• Beskrivelse

• Ansvarlig person

• Frist

Oppgaven vises i listen og på tidslinjen.

Når oppgaven er fullført, klikk på Merk som fullført og den vil bli fjernet fra oppgavelisten.

9. Kontraktsalternativer med hurtigkoblinger

Med menytasten oppe til høyre kan du raskt:

• Redigere kontrakten

• Åpne PDF-filen

• Kopiere en delbar kontraktskobling

• Administrere tillatelser

• Merk som ferdig

• Slette kontrakten fra systemet