Alle avtaler i Tagd finnes på to steder: i avtalslisten og i mappestrukturen. Du bruker avtalslisten til å søke, sortere og filtrere blant alle avtalene. Mappene bruker du til å organisere avtalene og styre hvem som har tilgang til dem.
Avtalslisten
Som standard vises avtalene i den rekkefølgen de ble lastet opp i tjenesten. Klikk på en kolonneoverskrift for å sortere etter den kolonnen.
Velg kolonner
Til høyre velger du hvilke kolonner som skal vises. Du kan når som helst tilbakestille standardvalget.
Skjul avsluttede avtaler
Du kan velge å skjule avsluttede avtaler eller vise alle. Oftest ønsker man bare å arbeide med avtalene som er aktive, og da er dette en enkel måte å fjerne gamle avtaler fra listen på.
Hurtigfiltre
Med hurtigfiltrene kan du filtrere listen etter:
Avtalstype
Status – aktive, utløpte, oppsagte, avsluttede eller ukjente avtaler.
Vilkår – fast avtale, automatisk fornyelse, løpende avtale eller annet.
Gjennomgang – gjennomgåtte eller ikke gjennomgåtte avtaler.
Avtaleeier
Filtrene kan kombineres, slik at du raskt får frem akkurat de avtalene du leter etter.
Avansert filter
I det avanserte filteret kan du kombinere flere felt, blant annet tagger og status, og angi datointervaller.
Lagre filter
Du kan lagre et filter for å bruke det igjen. Lagrede filtre vises på oversiktssiden.
Søk
Søkefeltet finnes øverst på alle sider og i avtaleoversikten. Søket gjelder både metadataene for avtalene og hele teksten i avtalene.
Søker De for eksempel etter et navn, får De to typer treff:
Treff i metadata vises i tabellen, akkurat som i avtaleoversikten.
Treff i avtaleteksten viser hvilken avtale ordet finnes i, på hvilken side og hvor i teksten.
Klikker De på et treff i avtaleteksten, kommer De direkte til avtalekortet, der det markeres hvor i dokumentet ordet finnes.
Mapper
Når De begynner å bruke Tagd, finnes det bare én mappe, Innboks. Der havner alle avtaler som lastes opp i tjenesten. Deretter kan De bygge opp en egen mappestruktur med hovedmapper og undermapper.
Opprett en mappe
Klikk på Ny mappe øverst til høyre.
Gi mappen et navn.
Klikk på Opprett.
Mappen vises nå i listen. De kan opprette så mange mapper De vil, og legge mapper i mapper for å bygge opp en struktur.
Administrere en mappe
Helt til høyre på hver mappe kan du:
Gi nytt navn til mappen.
Flytte mappen, for eksempel inn i en annen mappe.
Administrere tilgang, det vil si bestemme hvilke grupper eller personer som skal ha tilgang til mappen, og om de skal være redaktører eller lesere.
Du kan endre tilgangen når som helst. Les mer om tillatelser i artikkelen om brukere og grupper.