De administrerer brukere og grupper under Administrasjon. Der finner de to faner: Grupper og Brukere.
Vi anbefaler at de gjør dette i følgende rekkefølge:
Opprett gruppene de trenger.
Legg til brukerne og plasser dem i grupper.
Gi gruppene tilgang til de riktige mappene.
Send invitasjonene når kontoen er ferdig konfigurert.
Tilgangstillatelser knyttes til grupper, ikke til enkeltbrukere. Derfor er det enklest å begynne med gruppene.
Det finnes alltid to grupper i kontoen: Administratorer og Alle brukere. De er faste og kan ikke slettes.
Klikk på Ny gruppe.
Gi gruppen et navn, for eksempel Økonomi.
Velg medlemmer blant brukerne på kontoen, eller klikk på Opprett direkte. Hvis du oppretter gruppen uten medlemmer, må du bekrefte det.
Gruppen vises deretter i listen med antall medlemmer og statusen Aktiv.
Du kan når som helst redigere, deaktivere eller slette en gruppe du har opprettet. Når du redigerer en gruppe, kan du legge til medlemmer og klikke på Oppdater. Du ser også hvem som sist oppdaterte gruppen.
Under fanen Brukere ser du alle personene på kontoen med navn, e-post, telefonnummer og rolle, det vil si om personen er bruker eller administrator.
Statuskolonnen viser hvor hver person befinner seg:
Ventende – personen er lagt til, men ingen invitasjon er sendt ennå.
Invitert – invitasjonen er sendt, men personen har ikke logget inn ennå.
Aktiv – personen har logget inn. Du ser når vedkommende sist logget inn.
Statusen Ventende gjør at du kan sette opp kontoen ferdig, med alle brukere, grupper og tillatelser, før noen inviteres. På den måten møtes alle av riktig innhold allerede første gang de logger inn.
Fyll inn navn og e-postadresse.
Legg til mobilnummer. Det anbefaler vi, siden det gjør det mulig å slå på tofaktorautentisering.
Kontroller hvilken konto eller hvilket selskap du inviterer personen til.
Velg rolle: Bruker eller Administrator. Rollene beskrives i en egen artikkel.
Velg om invitasjonen skal sendes med en gang. Hvis du først vil konfigurere kontoen ferdig, fjerner du avmerkingen i boksen og sender invitasjonen senere.
Klikk på Opprett.
Marker brukerne som skal inviteres. Du kan markere flere samtidig.
Klikk på Send invitasjon.
Statusen endres til Invitert. Hvis noen ikke har logget inn, kan du sende invitasjonen på nytt.
Du kan redigere, deaktivere eller fjerne en bruker. Når du åpner en enkelt bruker, kan du:
Legge personen til i grupper. Det fungerer like bra som å legge til medlemmer fra gruppen.
Velge standardspråk for personen.
Sende invitasjonen på nytt.
Se hva brukeren ser. Som administrator ser du alt i kontoen, så det kan være vanskelig å vite hva andre har tilgang til. Her ser du nøyaktig hvilke deler personen har tilgang til. En ny bruker som ikke har fått tilgang til noe, ser for eksempel bare innboksen.
Klikk på Lagre når du er ferdig.
Gå til Mapper i menyen til venstre.
Klikk på Administrer tilgang for mappen.
Legg til en gruppe, for eksempel Økonomi.
Velg gruppens tillatelsesnivå:
Redigerere kan endre informasjon.
Lesere kan lese.
I samme visning ser du hvem som har tilgang til mappen.