När ett avtal har laddats upp hamnar det i inkorgen. Där granskar du informationen som Tagd har läst ut, rättar det som behövs och flyttar avtalet till rätt mapp. Då är avtalet registrerat.
Inkorgen är tillgänglig för alla administratörer. Har du själv laddat upp ett avtal kan du registrera det även om du inte är administratör.
Klicka på avtalet i inkorgen. Du ser då den information som Tagd har läst ut.
Så länge ingen har granskat avtalet visas en ikon med ett överkryssat öga och texten att avtalet inte är granskat. På så sätt ser du alltid vilka uppgifter som bara har lästs ut automatiskt och vilka som en person har kontrollerat.
Högst upp på sidan visar Tagd vad som behöver göras med avtalet, till exempel att all information är utläst och att avtalet är redo att granskas.
Bredvid de utlästa uppgifterna finns ett lila trollspö.
Håll muspekaren över trollspöet för att se hur Tagd har resonerat.
Klicka på trollspöet för att öppna avtalet till höger. Där markeras stället i avtalet som uppgiften kommer ifrån.
Klicka en gång till för att rätta eller komplettera värdet.
Ändrar du ett värde sparas en ändringshistorik. Du ser alltid vad Tagd läste ut från början, vad som har ändrats och av vem.
Vill du se hela dokumentet klickar du på Visa.
Överst ser du om avtalet är aktivt, om det är granskat och vilken typ av avtal det är, till exempel ett leverantörsavtal.
Avtalsvillkoret avgör hur Tagd räknar på avtalets period och påminnelser:
Tillsvidareavtal – avtalet har ett startdatum och löper på tills det sägs upp. Ofta finns en uppsägningstid.
Fast avtal – avtalet har ett startdatum och ett slutdatum. När slutdatumet har passerat är avtalet avslutat.
Automatisk förnyelse – avtalet har en period, till exempel ett år, och en uppsägningstid. Säger ni inte upp avtalet i tid förlängs det automatiskt. Här är det extra viktigt att ha koll på uppsägningstiden och få en påminnelse i god tid.
Övrigt – avtal som inte passar in i något av villkoren ovan.
Under villkoret ser du bland annat startdatum och uppsägningstid som Tagd har läst ut.
Här visas er egen organisation och vem som är avtalsägare hos er, samt motparten och kontaktpersonerna där. Klicka på pennan för att ändra uppgifterna.
Om Tagd inte hittar någon avtalsägare hos er föreslås den standardanvändare som angavs när kontot sattes upp. På så sätt går inga påminnelser förlorade.
För avtal med automatisk förnyelse skickar Tagd påminnelser via e-post till avtalsägaren. Som standard skickas den första påminnelsen 45 dagar och den andra 3 dagar före sista dag för uppsägning. Den andra påminnelsen går också till den nödkontakt ni har angett. Tiderna ändrar du under Administration > Organisation > Notifieringar.
Taggar. Klicka på pennan för att lägga till eller ta bort taggar. Beroende på kontots inställningar kan du skapa egna taggar eller välja bland dem som administratörerna har lagt upp.
Åtkomst. Här ser du vilka som har tillgång till avtalet. Från början är det avtalsägaren och administratörerna. Åtkomsten uppdateras när du flyttar avtalet till en mapp.
Länkade avtal. Länka avtalet som huvudavtal eller underavtal till ett annat avtal i Tagd.
Kommentarer. Lägg till egna kommentarer om avtalet.
Anteckningar – lägg till noteringar eller bilagor. Har avtalet skickats in via e-post sparas mejlet här.
Filer – här ligger den uppladdade PDF:en och eventuella bilagor. Du kan också ladda upp fler filer.
Uppgifter – för avtal med automatisk förnyelse skapas en uppgift automatiskt. Du kan också lägga till egna uppgifter.
I vissa abonnemang finns två flikar till:
Detaljer – frågor som är anpassade efter avtalstypen. Ett leasingavtal har till exempel frågor om leasing och ett hyresavtal frågor om hyra.
Insikter – allmänna juridiska klausuler som har registrerats i avtalet.
Uppe till höger kan du:
markera avtalet som granskat
flytta avtalet
avsluta avtalet
ta bort avtalet
hantera åtkomst
se den fullständiga auditloggen.
När du är nöjd med informationen markerar du avtalet som granskat och väljer vilken mapp det ska ligga i. Klicka sedan på Granska och flytta.
Ikonen för ej granskat försvinner, avtalet hamnar i rätt mapp och är borta från inkorgen. Så arbetar du dig igenom avtalen som kommer in i tjänsten.
Ibland har den första avtalsperioden i ett avtal med automatisk förnyelse redan löpt ut, till exempel för ett gammalt avtal som läses in i efterhand. Tagd visar då den ursprungliga perioden som initial period och föreslår under den en ny avtalsperiod.
Tills avtalet är registrerat skickar Tagd påminnelser utifrån den föreslagna perioden. Även om avtalet skrevs för flera år sedan får ni alltså en påminnelse, ifall det fortfarande skulle gälla.
Du väljer sedan ett av två alternativ:
Markera avtalet som avslutat om det inte längre gäller. Du kan då lägga till en uppsägningsanteckning och ange uppsägningsdatum och slutdatum.
Bekräfta den föreslagna perioden om avtalet har fortsatt att löpa. Perioden uppdateras och visas som innevarande avtalsperiod. Tagd räknar då också ut ett nytt beslutsdatum, som läggs upp som en uppgift.
Avsluta med att markera avtalet som granskat och flytta det till rätt mapp. Då är det hanterat.