Registrera avtal

## Registrera avtal

När nya avtal laddas upp i Tagd hamnar de först i Inboxen. Härifrån påbörjas registreringsprocessen.

---

1. Inboxen – din arbetsyta för nya avtal

• Inboxen visas på startsidan där de fem senaste avtalen listas.

• För att se alla oregistrerade avtal, klicka på "Visa alla oregistrerade avtal".

• Obs! Inboxen är endast synlig för administratörer.

I listan:

• Klicka på filnamnet eller på de tre prickarna till höger för att börja registrera.

• Här finns även möjlighet att radera felaktiga avtal.

2. Granska avtalet

När du öppnar ett avtal får du två vyer:

- Höger sida: Förhandsgranskning av PDF (med möjlighet att scrolla och zooma).

- Vänster sida: Metadata som systemet har tolkat ur dokumentet.

Systemet föreslår:

- Titel (ofta filnamnet)

- Alla fält är redigerbara och bör ses som förslag, inte slutgiltiga värden.

---

3. Ange avtalstyp

- Välj avtalstyp från en lista med fördefinierade kategorier.

- Ikonen med blått trollspö visar att systemet föreslagit en typ.

- Klicka på trollspöt för att se var i dokumentet texten hittats (om PDF:en är maskinläsbar).

---

4. Ange avtalsparter

- Systemet identifierar parter från dokumentet:

Exempel: "Tagd Onboarding" och "Hyresvärden AB"

- Här är det viktigt att din organisation är korrekt konfigurerad (se admininställningar).

- Systemet föreslår även avtalsägare för varje part.

Du kan:

- Redigera kontaktuppgifter (ex. lägga till e-post)

- Ta bort eller lägga till parter manuellt

5. Ange avtalstid

Tagd stöder fyra avtalstyper:

Systemet:

• Identifierar avtalstyp

• Läser ut start- och slutdatum

• Tolkar uppsägningstid

Notiser skickas baserat på dessa data

Exempel:

Avtalet slutar 30 april → Uppsägningstid 6 månader → Varsel 45 dagar → Påminnelse skickas 15 september året innan

6. Lägg till ytterligare information

Fritextfält: Lägg till kommentarer eller annan relevant info

Taggar:

• Förvalda av admin, eller skapas fritt beroende på inställningar (se mer under Taggar i systemet)

Länkade avtal:

• Koppla t.ex. till ramavtal eller bilagor

• Funktion för detta finns i gränssnittet

7. Välj placering och behörighet

• Klicka på den lila knappen för att välja mapp

• Exempel: Välj mappen Hyra för ett hyresavtal

• Systemet visar vilka som har behörighet till mappen

• Administratörer har alltid tillgång.

• Andra exempel: Gruppen Ekonomi eller enskilda avtalsägare

8. Spara avtalet

När all information är verifierad:

• Klicka på Spara

• Avtalet flyttas från inboxen till rätt plats i arkivet

Tilläggsfunktioner (för kunder med utökat paket)

För vissa användare finns även flikarna:

Detaljer

Avtalsspecifika frågor beroende på avtalstyp, till exempel för hyresavtal:

• Lokaltyp

• Areal

• Fastighetsbeteckning

Insikter

Generella juridiska frågor, till exempel

• - Finns vitisklausuler?

• - Hur hanteras tvister?

• - Vilken är jurisdiktionen?

Längst ner på sidan finns en sammanfattning av avtalet

Alla fält är förslag och kan redigeras.

10. Spara

Granska allt en sista gång och tryck Spara

Avtalet är nu registrerat och Inboxen uppdateras.