Användare och grupper hanterar du under Administration. Där finns två flikar: Grupper och Användare.
Vi rekommenderar att du gör i den här ordningen:
Skapa de grupper du behöver.
Lägg till användarna och placera dem i grupper.
Ge grupperna åtkomst till rätt mappar.
Skicka inbjudningarna när kontot är färdigkonfigurerat.
Behörigheter kopplas till grupper, inte till enskilda användare. Därför är det enklast att börja med grupperna.
Det finns alltid två grupper i kontot: Administratörer och Alla användare. De är fasta och går inte att radera.
Klicka på Ny grupp.
Ge gruppen ett namn, till exempel Ekonomi.
Välj medlemmar bland användarna i kontot, eller klicka på Skapa direkt. Skapar du gruppen utan medlemmar får du bekräfta det.
Gruppen visas sedan i listan med antal medlemmar och status Aktiv.
Du kan när som helst redigera, inaktivera eller radera en grupp som du har skapat. När du redigerar en grupp kan du lägga till medlemmar och klicka på Uppdatera. Du ser också vem som senast uppdaterade gruppen.
Under fliken Användare ser du alla personer i kontot med namn, e-post, telefonnummer och roll, alltså om personen är användare eller administratör.
Kolumnen för status visar var varje person befinner sig:
Väntande – personen har lagts till, men ingen inbjudan har skickats än.
Inbjuden – inbjudan har skickats, men personen har inte loggat in än.
Aktiv – personen har loggat in. Du ser när hen senast loggade in.
Statusen Väntande gör att du kan sätta upp kontot färdigt, med alla användare, grupper och behörigheter, innan någon bjuds in. På så sätt möts alla av rätt innehåll redan första gången de loggar in.
Fyll i namn och e-postadress.
Lägg till mobilnummer. Det rekommenderar vi, eftersom det gör det möjligt att slå på tvåfaktorsautentisering.
Kontrollera vilket konto eller företag du bjuder in personen till.
Välj roll: Användare eller Administratör. Rollerna beskrivs i en separat artikel.
Välj om inbjudan ska skickas direkt. Vill du först konfigurera kontot klart avmarkerar du rutan och skickar inbjudan senare.
Klicka på Skapa.
Markera de användare som ska bjudas in. Du kan markera flera samtidigt.
Klicka på Skicka inbjudan.
Statusen ändras till Inbjuden. Har någon inte loggat in kan du skicka inbjudan igen.
Du kan redigera, inaktivera eller ta bort en användare. När du öppnar en enskild användare kan du:
Lägga till personen i grupper. Det fungerar lika bra som att lägga till medlemmar från gruppen.
Välja standardspråk för personen.
Skicka inbjudan igen.
Se vad användaren ser. Som administratör ser du allt i kontot, så det kan vara svårt att veta vad andra har tillgång till. Här ser du exakt vilka delar personen kommer åt. En ny användare som inte har fått någon åtkomst ser till exempel bara inkorgen.
Klicka på Spara när du är klar.
Gå till Mappar i menyn till vänster.
Klicka på Hantera åtkomst för mappen.
Lägg till en grupp, till exempel Ekonomi.
Välj gruppens behörighet:
Redigerare kan ändra information.
Läsare kan läsa.
I samma vy ser du vilka som har åtkomst till mappen.