Release 32

Release 34 on laajempi päivitys Tagd-järjestelmään, jossa keskitytään sopimusten ja sopimuskausien rekisteröinnin, tarkastamisen ja hallinnan yksinkertaistamiseen. Käyttöliittymää ja työnkulkuja on päivitetty intuitiivisemmiksi ja tarjoamaan paremman yleisnäkymän.

Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät uudet toiminnot sekä sen, miten työskentelet niiden kanssa käytännössä.

Saapuneet ja uusi tarkistussivu

Aivan kuten aiemminkin, kaikki ladatut sopimukset päätyvät Saapuneisiin. Ero Release 34:ssä on siinä, mitä tapahtuu, kun klikkaat sopimusta.

Uusi tarkistussivu

Kun avaat sopimuksen, siirryt nyt tarkistussivulle etkä muokkauslomakkeeseen.

• Sivu näyttää kaikki tiedot, jotka tekoäly on lukenut sopimuksesta

• Tiedot esitetään helposti hahmotettavassa muodossa

• Mitään kenttiä ei tarvitse muokata, jos olet tyytyväinen

Keltainen ylätunniste – tarkastamaton sopimus

Sopimukset, joita ei ole vielä tarkastettu manuaalisesti, on merkitty kellertävällä ylätunnisteella:

• Näyttää selkeästi, että sopimusta ei ole tarkastanut ihminen

• Muistuttaa siitä, että tekoäly voi tehdä tulkintoja, jotka on syytä varmistaa

Kolme tapaa tarkastaa sopimus

Kun tarkastat sopimusta, käytössäsi on nyt kolme selkeää vaihtoehtoa:

1. Merkitse tarkastetuksi

Valitse tämä vaihtoehto, jos:

• Kaikki tiedot pitävät paikkansa

• Sinun ei tarvitse muokata mitään kenttiä

Vaiheet:

1. Valitse, mihin kansioon sopimus sijoitetaan

2. Tarkista, millä käyttäjillä on oikeudet kansioon

3. Napsauta Tarkasta

Tulokset:

• Keltainen sivun yläotsikko katoaa

• Tarkastusajankohta tallennetaan

• Sopimus poistetaan saapuneet-kansiosta

2. Yksityiskohtainen tarkastus

Vastaa aiempaa muokkaus-/tarkistussivua.

Täällä voitte:

• Nähdä sopimuksen oikealla ja kaikki kentät vasemmalla

• Mukauttaa kaikkia sopimuskenttiä

• Asettaa tai muuttaa sopimuksen omistajaa

• Valita kansion ja käyttöoikeudet

Kun tallennatte:

• Sopimus merkitään tarkistetuksi

• Poistuu saapuneet-kansiosta

• Saa tarkastuspäivämäärän

3. Siirrä ja tarkista myöhemmin

Käytä tätä, jos:

• Haluat organisoida sopimuksen heti

• Sinulla ei ole mahdollisuutta tarkistaa sitä juuri nyt

Sopimus siirretään saapuneet-kansiosta valittuun kansioon, ja sen voi tarkistaa myöhemmin.

Sopimukset, joissa on automaattinen uusiminen – kuluva kausi

Sopimuksiin, joissa on automaattinen uusiminen ja joissa nykyinen kausi on aktiivinen, sovelletaan seuraavaa:

• Sopimus näytetään keltaisella ylätunnisteella, kunnes se on tarkistettu

• Luodaan automaattinen tehtävä tulevaa toimenpidettä varten

• Saat muistutuksen, kun sopimus tarvitsee tarkistusta tai käsittelyä

Voit valita:

• Merkitse suoraan tarkastetuksi

• Tai suorita yksityiskohtainen tarkastus

Automaattinen uusiminen – kun alkuperäinen kausi on päättynyt

Yleinen tilanne vanhempia sopimuksia ladattaessa.

Esimerkki:

• Alkuperäinen kausi: 2022–2023 (päättynyt)

• Sopimuksella on automaattinen uusiminen

Mitä Tagd tekee automaattisesti

• Ehdottaa kuluvan sopimuskauden ehtojen perusteella

• Luo tehtävän, jossa on ehdotettu päätöspäivä sopimukselle

• Näyttää selvästi, että sopimusta ei ole vielä tarkastettu

Kun tarkastat sopimuksen:

• Alkuperäinen jakso tallennetaan

• Kuluva jakso vahvistetaan

• Päätöspäivä asetetaan ja sitä käytetään tulevissa muistutuksissa

Default user – uusi järjestelmäkäyttäjä

Versio 34 esittelee Default user – järjestelmäkäyttäjän, jota käytetään, kun sopimuksen omistaja on tuntematon.

Milloin Default useriä käytetään?

• Kun latauksen yhteydessä ei voida määrittää, kuka on sopimuksen omistaja

• Sen varmistamiseksi, että sopimuksilla on aina vastuuhenkilö

Edut

• Ylläpitäjä voi määrittää, että ilmoitukset lähetetään Default userille

• Helppo suodattaa esiin kaikki sopimukset, joissa Default user on sopimuksen omistaja

• Mahdollisuus massapäivittää sopimuksen omistaja myöhemmin oikeaksi henkilöksi

Uudistamisen ja päättämisen yksinkertaistettu hallinta

Sellaisten sopimusten käsittelyä, jotka lähestyvät irtisanomis- tai päätöspäivää, on yksinkertaistettu.

Tehtäväluettelon kautta

Tulevien tehtävien luettelossa voitte:

• Nähdä sopimukset, jotka lähestyvät päätöspäivää

• Napsauttaa suoraan sopimusta ja ryhtyä toimenpiteisiin

Käytettävissä olevat toimenpiteet

• Päätä sopimus

• Uudista sopimus

Uudistamisen yhteydessä näytetään:

• Nykyinen sopimuskausi

• Sopimuksen uudistamisehdot

• Ehdotettu uusi sopimuskausi (täytetään automaattisesti)

Kaikkia tietoja voidaan tarvittaessa muokata manuaalisesti.

Kun uusitte sopimuksen:

• Uusi sopimuskausi tallennetaan

• Uusi tehtävä luodaan seuraavalla päätöspäivällä

• Sopimus pidetään jatkuvasti ajan tasalla

Yhteenveto

Versio 34 tekee seuraavaa:

• Nopeammaksi tarkastella sopimuksia

• Helpommaksi ymmärtää sopimuskausia

• Selkeämmäksi käsitellä automaattisia uusimisia

• Sujuvammaksi varmistaa vastuut Default user -käyttäjän avulla

• Helpommaksi jatkaa tai päättää sopimuksia oikeaan aikaan

Tavoitteena on, että käytätte vähemmän aikaa hallinnollisiin tehtäviin ja ette koskaan menetä tärkeitä sopimuspäätöksiä.