Release 32

Release 34 er en større oppdatering i Tagd med fokus på å forenkle registrering, gjennomgang og håndtering av avtaler og avtaleperioder. Grensesnitt og arbeidsflyter er oppdatert for å bli mer intuitive og gi bedre oversikt.

I denne artikkelen går vi gjennom de viktigste nyhetene og hvordan du arbeider med dem i praksis.

Inbox og ny gjennomgangsside

Akkurat som tidligere havner alle opplastede avtaler i Inboxen. Forskjellen i Release 34 er hva som skjer når du klikker på en avtale.

Ny gjennomgangsside

Når du åpner en avtale kommer du nå til en gjennomgangsside i stedet for et redigeringsskjema.

• Siden viser all informasjon som AI har lest ut av avtalen

• Informasjonen presenteres i et lettoversiktlig format

• Ingen felt trenger å redigeres dersom du er fornøyd

Gul topptekst – ikke gjennomgått avtale

Avtaler som ennå ikke er gjennomgått manuelt er markert med et gult toppfelt:

• Viser tydelig at avtalen ikke er gjennomgått av et menneske

• Minner om at KI kan gjøre tolkninger som må verifiseres

Tre måter å gjennomgå en avtale på

Når du går gjennom en avtale finnes det nå tre tydelige alternativer:

1. Merk som gjennomgått

Velg dette alternativet hvis:

• All informasjon stemmer

• Du ikke trenger å justere noen felter

Trinn:

1. Velg hvilken mappe avtalen skal plasseres i

2. Se hvilke brukere som har tilgang til mappen

3. Klikk på Gjennomgå

Resultat:

• Den gule sideoverskriften forsvinner

• Tidspunkt for gjennomgang lagres

• Avtalen fjernes fra innboksen

2. Detaljert gjennomgang

Tilsvarer den tidligere siden for redigering/gjennomgang.

Her kan du:

• Se avtalen til høyre og alle felt til venstre

• Justere samtlige avtale­felt

• Angi eller endre avtaleeier

• Velge mappe og tilgangsrettigheter

Når du lagrer:

• Avtalet markeres som gjennomgått

• Forsvinner fra innboksen

• Får en granskningsdato

3. Flytt og gjennomgå senere

Bruk dette hvis du:

• Ønsker å organisere avtalet direkte

• Ikke har mulighet til å gjennomgå det akkurat nå

Avtalet flyttes fra innboksen til valgt mappe og kan gjennomgås på et senere tidspunkt.

Avtaler med automatisk fornyelse – inneværende periode

For avtaler med automatisk fornyelse der inneværende periode er aktiv gjelder:

• Avtalen vises med gul topptekst inntil den er gjennomgått

• En automatisk oppgave opprettes for fremtidig tiltak

• Du får en påminnelse når avtalen må gjennomgås eller håndteres

Du kan velge:

• Markere som gjennomgått direkte

• Eller gjøre en detaljert gjennomgang

Automatisk fornyelse – når opprinnelig periode har utløpt

Et vanlig scenario ved opplasting av eldre avtaler.

Eksempel:

• Opprinnelig periode: 2022–2023 (utløpt)

• Avtalen har automatisk fornyelse

Hva Tagd gjør automatisk

• Foreslår en gjeldende avtaleperiode basert på vilkårene

• Oppretter en oppgave med foreslått beslutningsdato for avtalen

• Viser tydelig at avtalen ennå ikke er gjennomgått

Når du gjennomgår avtalen:

• Opprinnelig periode lagres

• Inneværende periode fastsettes

• Beslutningsdato settes og brukes for fremtidige påminnelser

Default user – ny systembruker

Release 34 introduserer Default user – en systembruker som brukes når avtaleeier er ukjent.

Når brukes Default user?

• Når det ikke er mulig å fastslå hvem som er avtaleeier ved opplasting

• For å sikre at avtaler alltid har en ansvarlig

Fordeler

• Administrator kan styre at varsler sendes til Default user

• Enkelt å filtrere frem alle avtaler med Default user som avtaleeier

• Mulighet til å masseoppdatere avtaleeier til riktig person senere

Forenklet håndtering av forlengelse og avslutning

Håndtering av avtaler som nærmer seg oppsigelses- eller beslutningsdato er forenklet.

Via oppgavelisten

I listen over kommende oppgaver kan du:

• Se avtaler som nærmer seg beslutningsdato

• Klikke direkte på avtalen og iverksette tiltak

Tilgjengelige tiltak

• Avslutte avtale

• Forlenge avtale

Ved forlengelse vises:

• Nåværende avtaleperiode

• Avtalens forlengelsesvilkår

• Foreslått ny avtaleperiode (automatisk utfylt)

All informasjon kan justeres manuelt ved behov.

Når du forlenger:

• Ny avtaleperiode lagres

• Ny oppgave opprettes med neste beslutningsdato

• Avtalen holdes kontinuerlig oppdatert

Sammendrag

Release 34 gjør det:

• Raskere å gjennomgå avtaler

• Enklere å forstå avtaleperioder

• Tydeligere å håndtere automatiske fornyelser

• Smidigere å sikre ansvar via Default user

• Enklere å forlenge eller avslutte avtaler i rett tid

Målet er at du skal bruke mindre tid på administrasjon og aldri gå glipp av viktige avtalevedtak.